誕生
あるとき、短期間にまとまったToDoを処理する必要が発見され、
まずExcelでToDoリストを作成することになります。これ自体は全く正しいやりやり方です。
成長
ToDoの数が増えて、運用が継続し、関係者が増えて、ToDo管理の仕組みが成長するにつれて、運用者の作業負荷が加速度的に増えていきます。
成長の代償
ユーザ数が増えるとToDoリストの更新を各担当者が手分けをして行なうことは不可能になります。そのため、プロジェクトリーダーあるいはそのアシスタントの事務局メンバーが、ToDoリストの「お守役」になって、ToDoリストを最新状況に更新するために、毎週毎週、2時間も3時間も時間を費やすことになってしまうのです。
停滞
ToDoリストの保守に手間ヒマがかかりすぎるため、新たに発見されたToDoの登録が遅れたり、ToDoの棚卸を行なったりする余裕がなくなり、全般にToDoの処理が停滞してくる危険があります。ToDoリストを開くと、未対応の案件が何百件も常時表示されるようになると、管理者は「見るのもイヤ」という気持ちになってしまいます。
終焉そして輪廻転生
最終的には、「古くからの積み残しがたくさんありすぎてどこから手をつけてよいかわからない。そこで、緊急性の高いToDoだけを選んで、別のExcelワークシートを作成しよう。」ということになり、新しいToDo一覧が派生的に作成された段階で、旧いToDo一覧の運用は「死ぬ」ことになるでしょう。
あるいは、ある日Excelワークシートが破損して、開けなくなり、いい加減嫌気がさしていたメンバーから、「この際だから、新しい一覧を作ろう」という声があがることも考えられます。
まとめ
ExcelによるToDoリスト運用は、立ち上げが簡単でも、継続は困難。
結果的に、行き詰まっては再立ち上げの繰り返しになりがちです。
問題の本質が解決されないまま、同じことの繰り返し。B級ホラー映画と同じです。
