私たちがお話を聞かせていただいたユーザのほとんど全てに共通する悩みが、「今すぐ簡単に導入できる文書管理システムが無い」ということでした。
文書をファイルサーバから引っ越すのは大変な手間
ファイルサーバの混沌に悩むお客様にとって、従来、文書管理システムの導入は大変困難でした。新しい文書管理システムを導入するには、既存ファイルサーバの文書を、ひとつひとつ新システムに引越ししなければならなかったからです。
手間のかかるデータ移行作業は、重要度が高い一部の成果物の厳密な管理のためには必要な手間かもしれません。しかし、ファイルサーバ上のファイルの大部分は、再利用頻度が低いファイルであり、文書管理システムにわざわざ手間をかけて登録する意味がないと考えられます。
従来、文書管理システムを導入しても運用が定着しなかった最大の原因は、この初期導入時のハードルの高さにあったと、私たちは考えています。
検索エンジンのように導入が簡単
その点、検索エンジンは導入が簡単です。既存のファイルサーバのフォルダを自動巡回してすべてのファイルを自動登録するため、ユーザがファイルをひとつひとつ登録する必要がありません。ファイルブログも、検索エンジンと同様に、ファイル登録を自動で行ないます。
ファイルブログの画面構成は、非常にシンプルで誰にでも簡単に使えますので、ユーザ教育の手間も最小限です。
ユーザ登録が不要だと、導入が楽
グループウェアなどのアプリケーションの導入につきもののユーザの作成は、それだけでも大変面倒です。システム管理者は多数のユーザ登録作業にうんざりするでしょうし、ユーザも新しいユーザIDを覚えきれない上に、パスワード設定作業まで押し付けられると感じるからです。ファイルブログでは、Windowsのユーザ認証に連動して、普段Windows PCにログインするときに使うものと同一のユーザIDとパスワードを使いますので、一切のユーザ登録作業無しで、導入即利用が可能です。
