グループウェア製品を導入したとしても、チームのToDo管理を継続運用を成功させるのは決して簡単ではありません。
付箋紙とホワイトボード、それに会議など、古き良きローテク手法と比較した場合には、グループウェア導入の効果は大きいと断言できますが、共有フォルダ上のExcelワークシートでToDoリストを運用している組織にとっては、グループウェア導入が必ずしも良い事ずくめとはいきません。
Excelワークシート共有と比較した、グループウェアのメリット
確かに、グループウェアならではの利点は存在します。
- Excelワークシートは通常LAN内でしか共有できないが、インターネット越しの共有が可能になる
- 担当者各人で手分けをしてToDoリストを更新できる。
- ToDoの件名だけでなく、詳細な作業指示や作業履歴を一緒に管理できる
- ToDoの対応報告・発生報告のリアルタイム性が向上する
Excelワークシート共有と比較した、グループウェアのデメリット
一方で、Excelはよく出来たツールなので、Excelのメリットを失うことが、大きなデメリットになってしまいます。
- 大量のToDoが登録されると、性能が劣化することが多い
- 大量のToDo一覧を閲覧する場合、Excelに比べて操作スピードが劣る
- 複数のToDoについて、ステータスや担当者を一括して編集するのが難しい
- Excelと比べて、ToDoリストの印刷機能が貧弱
上記のデメリット一覧を見て気が付くことは、作業担当者よりも、管理者にとって、デメリットの影響が大きいことでしょう。担当者は自分の担当分のToDoしか見ませんが、管理者は報告を受けた全員分のToDoを見る必要があるため、より多数のToDoを一覧する機会が多いからです。多数のToDoを一覧する場面では、Excelの閲覧スピードや、Excelの印刷機能など、表形式データ操作の能力が実に効果的だったからです。
