進捗管理で重要な作業のひとつは、「遅れ」に対処することです。具体的には、以下のような行動が必要になるでしょう。
遅れを発見する
遅れを発見する方法は大きくいって二つあります。
- 未解決の各課題ごとに、〆切日をすぎていないかどうか、チェックします。
- 各担当者ごとに、未完了案件の残件数が多すぎないかどうか、チェックします
つまり、遅れている課題を発見するか、遅れているスタッフを発見するか、の違いです。遅れていたら、原因をつきとめて、それに応じて対処しなければいけません。考えられる原因はいろいろあるでしょうが、誰が何の原因で遅れを発生させたのかは、明らかにしなければいけません。
- 管理上のミスで、担当者の割当てが行なわれていなかったのか？
- 担当者がのんびりして、遊んでいるのか？
- 担当者が優先順位付けを誤って、着手が遅れているのか？
- 担当者が別の案件の対応に時間を取られて、着手が遅れているのか？
- その案件それ自体の難易度が高く、時間がかかっているのか？
それぞれのケースで、一般的には以下のように対応することでしょう。
- 至急、担当者を割当てて、優先的に処理させる
- 担当者を叱る。あるいは担当を変える。
- 担当者に現状を説明し、優先順位を再確認させる。優先度が低い作業を打ち切らせる。
- 担当者の他の案件のうち、優先度が低いものを棚上げさせる。または、作業者を追加して仕事を分担させる
- 解決のヒントを示唆する。強力な助っ人を投入する。あるいは担当者を変える
