チームのToDo管理を行う現場リーダーの皆さん。最初におことわりしますが、ToDo管理の成否はすべて人で決まります。あなたのスタッフの働きも、もちろん重要ですが、結局はあなた次第ということです。
一般に日本企業の現場に多くみられる「ぬるい」管理をしていては、成果はあまり上がりません。私たちは、ツールを提供しますが、成功に必要なのは管理者の決意と努力、こまめなフォローです。以下に、気をつけていただきたいポイントを列挙しますので、ちゃんと仕事をしてくださいね。
どんな些細なことでも、報告させましょう
問題が発見されたとき、それをToDoリストに載せるべきかどうか、スタッフが迷うようでは、課題管理は軌道に乗りません。「ささいな問題だから自己解決しよう」とスタッフが思うような問題の中に、重大なリスク発見のヒントが隠れているかもしれません。また、スタッフが「これはあとで自分でやろう」と思って一人の胸にしまってしまうと、忘れられてしまう危険が大きいのです。
問題発見を楽しむムードを作りましょう
さっきの項目で、どんなことでも報告させることが重要と述べましたが、悪いニュースが入ったときに、現場リーダーが笑って事実を受け入れることは、非常に重要です。失敗報告を受けてスタッフの責任を追及するようでは、リーダー失格です。スタッフが失敗するのも、失敗から回復するのも、失敗の範囲をコントロールするのも、全部リーダーの日常的責任の範囲内です。
お客様や他チームの立場を考えてコミュニケーションしましょう
問題の影響が自分のチーム外にまで及ぶ場合、お客様や他チームに迷惑をかけている問題については、相手の立場を考えた優先的かつ慎重な対応が必要です。社内の問題解決のときはくだけた言葉で笑い飛ばして良いものでも、お客様に報告するときなどは、言葉を選ぶ必要があります。恥ずかしながら私達も、これで失敗して反省したことは何度もあるのです。
スタッフに仕事を割り当てるときは、独裁者になりましょう
スタッフを集めて「やりたい人は手を上げて」と言っても、手は挙がりません。一番ふさわしいスタッフを指名し、その人の能力を見極めて期限を切るのは、現場リーダーの仕事です。リスクを負う人間が、決定する。これはビジネスの基本ルールです。解決方針の決定についても、お客様やチーム外に影響の無い限り、迷ったときは現場リーダーが決定しなければいけません。
スタッフに、仕事の優先順位や期限を意識させましょう
仕事の着手順序を自由にすると、楽な仕事が優先され、難しい作業がいつまでも後回しとなる恐れがあります。また、期限なしに仕事を振っても、ずるずると延びる恐れがあります。スタッフとの対話を通じて、仕事の重要性・緊急性を理解させ、順番と期限を設定し、その期限が守られるかどうかを見守る。その繰り返しでスタッフに責任感と見積り能力をつけさせるのがよいでしょう。
進捗確認は定期的に、なるべく頻繁に行いましょう
これは現場リーダーとしてはつらいところですが、刻一刻と変化する状況は、なるべく頻繁にチェックしなければなりません。週一回の進捗確認では、現代のビジネスのスピードにまったく付いていけません。
最低毎日一回のチェックを習慣づける必要があります。もちろんレスポンスが求められる現場ではこのチェックの頻度を上げる必要があります
