グローバルな情報共有の仕組みを構築－旅行会社　現地と本部との旅行情報の共有

世界各地から提供される現地情報を旅行商材として組み上げ、旅行会社に販売を行う海外旅行専門のB2B企業です。経験と専門知識を武器に毎日膨大な予約を取り扱い、世界中のサプライヤーと旅行会社から信頼を受けています。

導入前の課題

世界各国の現地スタッフが取材した現地情報は、海外の各拠点に集約され、本部に提供されます。日本支部は提供された情報を整理して観光情報として管理し、宿泊やツアー企画等の旅行商材を作りだしています。

当時、これらの観光情報の共有にはメールやファイル転送サービスを使用していましたが、写真やビデオなど容量の大きいデータも多く、共有に手間がかかることも少なくありませんでした。メールでもファイル転送サービスでも一度に送信できる容量に制限があり、データを複数に分けたり、メディアにコピーしたりして送るなど、送り手も受け手も不便を感じていました。

そこで不便を解消するべく、情報共有を簡単かつスムーズに行える仕組みの検討を開始しました。低コストで容量制限のないファイル転送サービスを探しましたが、データをダウンロードして展開しないと内容を確認できないなどの不便さが残り、現状と比べて大きなメリットは得られないと判断しました。また、オンライストレージサービスの利用も検討しましたが、転送サービスよりも便利である一方で、使用容量の課金とユーザーアカウント数の課金により運用コストが高くなることが想定されたため、あきらめました。こうした調査を進めていくなかで、オンラインストレージを自社環境に構築できる製品があることがわかりました。

FileBlogに決めたポイント

オンラインストレージをオンプレミスの自社システムとして運用することは、ハードウェア管理や設置場所のコストが懸念されましたが、丁度、ITシステム環境の仮想化を進めているタイミングであり、仮想サーバーを構築して運用することで解決が図れることがわかりました。

自社内オンラインストレージ構築の製品はいくつか見つかり、資料を取り寄せて評価環境をそれぞれ構築し、検証・検討を行いました。なかでもFileBlogの操作性やUIはとてもわかりやすく、仮想環境での稼働も問題なかったので、さらにFileBlogの評価を進めました。

各拠点に配布するFileBlogのユーザーアカウントはActive Directoryで管理できるため、現状のユーザー管理方法をそのまま踏襲できます。予めディスクボリュームを大きく用意しておくことで、写真や動画のような大容量データの保存に対応でき、万一、ディスク容量が逼迫したとしても仮想サーバーなので割り当て容量を増やすことで対処できます。

拠点スタッフはWebブラウザでFileBlogに接続します。操作は簡単で、本部と共有しているフォルダにファイルをアップロードするだけです。PCからはドラック＆ドロップでアップロードでき、写真やビデオファイルはスマートデバイスからでもアップロードすることができます。ファイルはサムネイルやプレビューで表示されるので、アップロード後もファイル内容を簡単に閲覧できます。

LAN環境の本部では、スタッフはFileBlogを通してアップロードされる共有フォルダにWindowsエクスプローラでも接続することができ、大容量ファイルを開いたり、管理フォルダや別端末に移動・コピーしたりすることが高速にできます。また、Webブラウザで接続できるので、社外で急を要するときも直ぐに対応でき、テレワークのように作業することができるようになりました。