FileBlogの機能をひとつピックアップし紹介していきます。
今回は「検索ノウハウの再利用と共有」です。
【1】検索リテラシーについて
情報検索が上手な方がどの組織にも必ずいらっしゃいます。
情報検索が上手になると、情報を探す時間が減るだけではなく、より有益な情報を取得できるため仕事や生活の水準が上がっていきます。
情報検索が上手な方の要素は3点あります。
1．検索ワードの選び方が上手
2．システムの検索機能を上手に使いこなしている
3．何度も使う検索はすぐ取り出せるような仕組みを用意しておく
です。
これらは、FileBlogが検索対象にしているファイルサーバーだけではなく、
Google等のWEB検索サイト、Amazon等のECサイト、メールボックス…と各種システムにおける情報検索でも同様です。
そして個人差が出てしまいます。検索上手な人は有益な情報をさっさと手に入れ、そうでない方とどんどんと差が出てきてしまいます。
1.2.については組織の情報システム部門が各個人に手取り足取りレクチャーできる領域ではありません(そこまで情報システム部門に予算が取れる会社はおそらくないと思います)。実体的には組織全体のパフォーマンスにつながる重い課題ですが、全員の個人的資質を向上させることは難易度がかなり高いことです。
そこで今回は検索上手な方が考えた「3.何度も使う検索」をみんなで使うという方法についてFileBlogで考えてみます。
【2】
まず、よく使う検索を保存し再利用する方法について考えてみます。
例えば、
・分散された各フォルダにある議事録のうち、直近1週間分を検索する
・分散された各フォルダ中にある契約書の中で、2か月後に契約が切れる文書を一括検索する
です。
FileBlogでは、検索キーをURLに埋め込めます。
検索後のURLを見て頂くと、URLの後ろの方に
「keyword」「type」「date」のような検索キーワードが付与されています。
毎回「title＝契約書」「type＝word」「有効期限＝2ヶ月後以前の日程」と検索キーワードを入力しなくても、検索キーワードを含むURLをブックマーク等に保存すれば、検索が簡単に呼び出せるのです。
ブックマーク以外にもショートカット・EXCEL・カレンダー等、リンク属性が入力できるアプリは沢山あります。各アプリからFileBlogの検索結果を呼び出せるということです。
例えば、法務部門で「月1回2か月後に契約が切れる文書を一括検索し、各部門に契約更新のアラートを出す」というようなルーティーン業務があったとします。
カレンダーに繰り返し業務を設定し、検索ワード入りのURLを記入しておいて毎回カレンダー側からクリックして検索を実行するというのも一つの方法です。
※GoogleやAmazonでも同様の仕組みになっているので、使っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
【3】さらに検索の仕方を共有する
次に、みんなが使う検索を共有する方法について考えてみます。
すぐできるのは、検索キーワード入りのURLを
・メール、チャットのようなコミュニケーションツールで他の人へ送信する方法
です。
特定のファイルもURLのリンクを送信して共有ができますが、検索キーも共有ができます。
メールやチャットに限らず、リンクを埋め込むとブラウザが起動するシステムで利用できます。
以上はリンクを埋め込んで、FileBlogへジャンプするという方法になります。
もうひとつご紹介したのが
・みんなで共有しているポータル画面に検索結果を常時表示しておく
という方法です。
１．ポータルサイトなど他システムへFileBlog検索結果を部品利用する方法
FileBlogの検索結果をグループウェア・イントラネットサイトに組み込むことができます。
参考：
２．FileBlog内でFileBlog検索結果を部品利用する方法
FileBlog内でポータルサイト表示をするオプションがあります。
参考：
検索ノウハウを共有するという目に見えにくい地味な工夫ですが、これらのちりつもの時間が組織全体でどれくらいになるか、またちょっとした工夫がどれくらいの時間削減に貢献できるか、一度試算してみてはいかがでしょうか。
