[3] 情報の整理整頓は、モノの整理整頓とは違います

私たちは、ファイルサーバについて、「見つかるなら整理は不要」という命題を掲げました。
これは、ファイルサーバに保存されるのが、モノではなく情報であるということに大きく依存しています。

整理整頓とひとまとめに呼ばれますが、この言葉は下記の2つに分解できます。

• 「整理」＝必要なものと不要なものとを分類して、不要なものを捨てる
• 「整頓」＝必要なものが必要なときに見つかる状態を維持すること

それぞれについて、情報が持つ性質を踏まえて考えてみましょう。

情報は、場所を取らない。邪魔にならない。だから整理しなくても大丈夫

モノは溜め込めば場所を取り、かならず邪魔になります。
仕事の動線を妨げるようになりますから、無駄なモノは速やかに整理する（捨てる）必要があります。

しかし、情報は、相当大量に蓄積しても場所を取りません。
ファイルサーバのフォルダ階層の奥底にどれだけ大量のファイルがあっても
そのフォルダを開かないユーザにとっては全く邪魔になりません。

したがって、情報を蓄積するファイルサーバにおいては、
モノを扱うときほどに、整理の必要性は無いのです。

確かに、ファイルサーバのディスク使用量は増えますが、コンピュータの外部記憶装置（ハードディスク・SSDなど）の
容量あたり単価は常に下がり続けていますので、一切の整理（削除）を行わずにすべての情報を永久保存して
単調に蓄積しつづけても十分なだけのストレージ空間を維持することは、全く非現実的ではありません。

情報の「整頓」は、検索エンジンの助けを借りれば大幅に簡略化できる

物理的な実体を持つ「モノ」の場合に、整頓とは
ほぼ、「定位置を決め、周知して、そこに置くこと。使ったら戻すこと。」
と同義です。

これは、同時に二つの場所に存在できないという、モノの性質があってのことです。
使って使いっぱなしで戻さない人がいれば、必要なモノはすぐに紛失してしまいます。
しかし、情報にはモノと異なり、複製・同時参照が簡単で、使っても減らない・無くならない、
という性質があります。利用者の数だけ複製して使い放題ですから、
「使ったら戻すこと。」という従来のモノの整頓に関するルールは無意味なものとなります。

代わって情報の「整頓」の中核をなすのは、
必要なときに必要な情報が見つかるよう、適切な検索システムを構築することとなります。

有限で貴重な「人間」の酷使を避けることが重要

従来のモノの整頓方法は、「定位置を関係者全員が記憶する」ことに依存していましたが、
現代の情報の整頓においては、個人の記憶能力への依存が少なく、
検索スピードや検索精度（漏れの無さなど）に優れる検索システムを構築することが可能です。
人間の記憶能力は有限で高価な資源ですから、無駄使いしない方が良いのです。

また、「定位置を作る」ことにかける手間すらも、無駄になる可能性があります。
私達も10年ほど前まで、よく使うWebサイトのURLを、ブラウザのお気に入りに多数登録していました。
しかし、ブラウザの検索バーですぐに検索できるようになった今では、
ブックマークに登録する手間・整理する手間が面倒になり、めったにお気に入り登録しなくなりました。
（例えば、お気に入りに"Youtube"を登録するより、毎回「ようつべ」[ENTER]で検索するほうが楽ですよね。）

つづき [4] トヨタの片づけはGoogleの検索に勝てない？