検索ができると、整理のやり方が変わる

全文検索システムの導入は、整理整頓の省略を可能にします

検索システム導入のもう一つの効果として、私たちがしばしば目の当たりにするのは、検索システム導入の前後で、文書データの整理整頓方法・管理方法が変わり、文書ライフサイクルの運用全体が大幅に簡略化されることです。整理整頓の簡略化によるコスト削減効果は、しばしば検索コストの削減を大きく上回ります。

私たちは長いこと「整理整頓は大切なもの」と教えられて来ました。整理整頓を必須のものとし、そのために手間暇をいとわない組織文化が作られていることも多いでしょう。しかし、整理整頓の目的は何でしょうか？最初にきちんと手間をかけて整理整頓するのは、後々で検索するときに探しやすくするためです。検索システムの能力向上によって、探し方が変われば、それに合わせて整理整頓のやり方も変わらなければなりません。

検索システムが可能にする整理法

検索システムの導入時に採用して効果的な整理法の代表として、下記の2例を紹介します

大雑把な整理整頓でOK	精密な整理整頓をしなくても、大雑把な整理整頓ですませることができます
切り口を変えた分類が可能	検索時に、様々な切り口で瞬時に検索できるので、保管時の分類階層を変えることが可能です

切り口を変えた分類の例

「顧客＞案件」別フォルダ階層を、「期間＞案件」別に再編

たとえば、従来の中小企業に多いのが、顧客別フォルダの下に案件別フォルダを作成して、提案書や成果物を管理するという、ファイルサーバのフォルダ階層です。このフォルダ階層のメリットは、それぞれの顧客別に、過去から現在に至るまでの案件の履歴を一覧することが簡単に（Windowsエクスプローラだけで）できることです。

しかし、このフォルダ階層には弱点があります。それは、古くなって不要になったデータの削除が難しいことです。古い案件フォルダが複数の顧客フォルダの下に散在しているため、簡単には削除できません。

顧客別編成	年度別編成

新旧のデータを簡単に分離できるようにするには、年度別のフォルダ編成が有効です。

年度別のフォルダ編成の従来のデメリットとして、特定の顧客に関する情報が複数年度に分散していると、簡単に一覧できないというものがありましたが、検索システムがあれば、年度別フォルダ編成にしても、顧客名で検索すれば、瞬時に顧客別の切り口で一覧することが可能です。

顧客軸で一覧したり、時間軸で一覧したり、視点を変えてデータを一覧できるという、検索エンジンの能力が、整理整頓方法の再編に生かされる、よい例だといえます。

大雑把な整理整頓の例

ファイルサーバー検索は、「フォルダ検索」にも使える

ファイルサーバー検索システムの目的は「ファイルを見つけること」というのが一般的と考えられていますが、私たちのFileBlogはしばしば「フォルダを見つける」ために利用されています。

大量の文書を長期間保管したい動機には、「将来いつ必要になるかわからないが、「念のため」当分の間取っておきたい。」というものがあります。めったに再利用されない文書の保管においては、万が一必要になった時に文書を見つけ出す手間は、多少面倒であっても構わないので、初期登録の手間を最小限にとどめる必要があります。「大雑把な整理整頓」が合理的な代表的なケースです。

たとえばデジタルカメラで撮影した画像ファイルなどを大量に扱う場合には、同時に何枚も撮影することが多いため、ひとつひとつのファイルにいちいち説明を付与するのは面倒です。紙媒体の文書をスキャナで読み込んだPDF文書が大量にある場合も同様です。

こんなとき、多数の画像ファイルやPDF文書のファイル名はデジカメやスキャナが自動付与したまま、ひとつのフォルダ内に放り込んでしまい、将来の検索に必要なキーワードはフォルダ名やフォルダの属性にを入力するという方法が有効です。

登録が楽になる代わり、検索時にはシステムとユーザの協働が必要です。検索システムによってフォルダが見つかったら、そこからは人力でフォルダ内のファイルを次々と閲覧して、内容を確認することになります。私たちのファイルサーバ検索システムFileBlogが、ファイルの内容をブラウザ上で閲覧する文書プレビュー機能に力を入れているのは、そのためです。