コトブキホールディングス株式会社 ー 過去の施工事例を簡単に検索、大幅に業務改善

事業	公共施設／家具事業、都市景観事業等の販売・設計・開発
導入規模	従業員数：640名(H21年7月) FileBlog：モデルE200（200ユーザ）＋ポータルオプションを導入

2008年12月より運用中です。今回は、内藤様（情報管理部）・鈴来様（企画部）にお話を伺いました。

－ 導入前の課題 －
全社規模で情報共有を改善したい

• 文書を一元管理して共有化し、必要な情報を簡単に探し出せるような「宝の山」にしたいとかねてより思っていました。
• しかし従来は、一部の者しか情報を探しだせず、各部署に問い合わせて必要ファイルを探してもらう手間が発生していました。
• 特に営業・設計部署では、過去の施工事例を参考にすることで、大幅な省力化が可能ですが、過去資料検索の手間や待ち時間が大きいために、十分な活用がなされていませんでした。

－ 導入を決めたポイント

• 第一に操作性です。Windowsエクスプローラと同じで、別の操作を覚える必要がありませんでした。
• 二番目に、プレビュー機能です。AutoCAD と Adobe Illustrator ファイルのプレビューができたためです。
• その上で、リーズナブルな価格だったので導入障壁が低く社内説得が比較的容易でした。また既存サーバで運用可能だったので、ハードウェアにも費用をかけずに導入できました。
• ひとくちに『文書管理システム』といってもさまざまな製品がありますが、ユーザ目線で大変わかりやすくカテゴライズして説明してもらえたことで、スムースに決断できました。

－ 導入効果 －

資料照会のための社内業務が激減

• 以前は、各部署に問い合わせをして、担当者に必要なファイルを探してもらい、メール添付やコピー・FAX送信など出し入れをしてもらっていましたが、この業務が明らかに減少しています。」「問い合わせが集中する担当者によっては、一日中を費やしていた場合もあったので、大きな効果を実感しています。

営業・設計部署の業務効率の改善

• もともと情報共有の狙いはここにありました。正確な測定をしたわけではないのですが、資料探しの依頼の必要性や待ち時間がなくなり、業務スピードが増しているはずです。
• 類似データが容易に見つかれば、ゼロからの無駄な再設計が減少するので、その効果を期待しています。

情報共有の意識の向上

• 情報をストックする場所が明確になったため、共有意識が高まったと思います。

2012年7月現在

全社的に導入したiPad/iPhone（ 総数400台）からの資料参照に活用中